Las empresas dedicadas a la fabricación y ventas de productos necesitan un departamento específico que les ayude a gestionar el contacto con los proveedores y la adquisición de los productos. Este es el departamento de compras. Este departamento se encarga de un servicio que es fundamental para las empresas, así como de muchas organizaciones industriales, minoristas e incluso militares.
A continuación, analizamos todo lo que tiene que ver con este departamento y por qué resulta tan importante. Te explicamos cuáles son las funciones del departamento de compras, cómo trabajar en él y cuánto suele cobrar un empleado de este sector. Sigue leyendo para más información.
¿Qué es el departamento de compras?
El departamento de compras es el área de la empresa destinada a la gestión de las compras, para que estas sean realizadas con éxito. Este se encarda, entre otras, de asegurar que todos los bienes, así como los servicios y el inventario sea efectivo. Es decir, que las órdenes se realicen cuando corresponden y que los pedidos lleguen a tiempo en los almacenes. Además, por supuesto, de controlar el coste de los bienes adquiridos, de los niveles de inventario y de llevar cabo una excelente negociación con los proveedores —o de buscar a aquellos que ofrezcan un mejor producto en base a las necesidades de la empresa—.
Un buen departamento de compras exige calidad a sus proveedores. Además, se encarga de hacer el seguimiento de las órdenes hasta la recepción de las mismas.
El departamento de compras trabaja, así mismo, en colaboración con otros departamentos de la empresa para que todo funcione adecuadamente, como el servicio de reposición de los productos.
¿Cuáles son las funciones del departamento de compras?
Las funciones del departamento de compras son muchas y muy variadas. Estas están relacionadas con todo el proceso de control del stock, contacto con los proveedores, compra de los productos, seguimiento de los mismos y reposición. Te explicamos de manera detallada cuáles son las funciones del departamento de compras:
- Planificación del presupuesto: El departamento de compras está muy relacionado con la planificación del presupuesto de una empresa, así como con la planificación corporativa.
- Reducir el gasto de la empresa: Otra de sus funciones es la reducción del gasto de la empresa a través de las negociaciones con los proveedores. El departamento de compras se encarga de buscar los mejores proveedores —aquellos que le permitan a la empresa reducir el coste adyacente de sus productos y servicios— sin reducir la calidad. Por ejemplo, al buscar proveedores para una misma marca de cerveza.
- Comprar productos: Todo depende del tipo de empresa de la cual se trate, ya que no es lo mismo una empresa que trabaja con materia prima a una que se encarga de vender productos de terceros. De cualquier forma, el departamento de compras se encarga de que la empresa cuente con los materiales necesarios para poder ejercer su función.
- Garantizar el cumplimiento de los plazos de entrega: El incumplimiento de los plazos de entrega de los productos se traducen en pérdidas para la empresa. El departamento de compras debe ser capaz de ofrecer soluciones ante los imprevistos y evitar que estos ocurran en la mayor medida posible. El departamento de compras se encarga, así mismo, de ofrecer soluciones a los clientes para evitar el daño que puede sufrir la empresa por una mala imagen o una mala gestión.
- Almacenaje de los productos: Este departamento se encarga también del almacén de los productos y que dicho almacenaje se realice de manera lógica y ordenada para mejorar el dinamismo de la empresa. Y, por supuesto, que el almacenaje guarde una relación coherente con el stock, ya que el caso contrario existe la posibilidad de que se sufra un sobrecoste por almacenaje.
- Gestión documental y administrativa y cumplimiento de política: Otra de las funciones del departamento de compras es la gestión documental y administrativa. Es decir, controlar que todo producto adquirido cumpla con los estándares precisos pero, también, con la política de compras de la empresa. Ello resulta útil a nivel documental, pero también para la elaboración de informes. El departamento de compras debe asegurarse de que se cumpla el protocolo tanto para la adquisición de materiales como para la distribución en los puntos de venta.
- Seguimiento de los pedidos: El seguimiento de los pedidos se realiza mediante los formularios de órdenes de compra. Los mismos se utilizan para asegurarse de que los productos pedidos sean recibidos y que puedan ser rastreados hasta que son entregados definitivamente.
- Integración con otros departamentos de la empresa: Otra de las funciones del departamento de compras es su integración con otras áreas de la empresa. Y es que este departamento no trabaja aisladamente puesto que sus funciones son imprescindibles para que la empresa siga operando. En este caso, el departamento de compras debe asegurarse de que haya una adecuada comunicación y relación con el área de producción, de ingeniería, de marketing, de finanzas, comercial…
¿Cómo trabajar en el departamento de compras?
Los estudios más recomendados para trabajar en un departamento de compras son los relacionados con la administración y logística. Podemos encontrar, por un lado, el Grado en Administración y Dirección de Empresas, el cual tiene una duración de 4 años. El plan de estudios de este grado cuenta con materias relacionadas con la economía, la empresa, la estadística, la administración de empresas, el derecho, la historia, las matemáticas, la dirección de la producción, recursos humanos y la dirección estratégica, entre otras.
La formación profesional como Técnico Superior en Transporte y Logística es, también, una de las opciones más recomendadas para entrar a trabajar en este departamento. Los módulos profesionales que se abordan en el plan de estudios de este ciclo son la gestión administrativa del transporte y la logística, el transporte internacional de mercancías, la gestión económica y financiera de la empresa, la logística del almacenamiento…
Por supuesto, aunque se siga un plan de estudios y otro, lo más aconsejado es que se cuente también con una formación complementaria en idiomas.
Ampliar los conocimientos de otras lenguas ayuda a que el proceso de contactar con los proveedores y de negociar con ellos sea más sencillo, así como a conversar con los clientes en algunos casos específicos. Por ejemplo, al dar aclaraciones.
¿Cuánto cobra un empleado del departamento de compras?
El salario medio de un empleado del departamento de compras varía en función del puesto que esté ocupando y de las responsabilidades. Según la plataforma especializada en la búsqueda de empleo, Indeed, el sueldo medio anual de un empleado del sector de logística en España ronda los 17.801 euros. Los datos han sido obtenidos de una media de 61 fuentes de empresas, usuarios o empleos de la plataforma.
