El uso de documentos de papel tiene los días contados a favor de archivos digitales que no se degradan o rompen, tienen un aspecto impecable a la hora de ser presentados y son mucho más fáciles de almacenar y organizar.
Este es el caso de los archivos PDF, que además de ser muy versátiles son una de las mejores opciones para mantener a salvo la información de tus documentos.
Hoy en día existen algunos software que nos ayudarán a digitalizar todos nuestros documentos y a convertirlos en PDF fácilmente gracias a la función de escaneo.
Top 5 mejores programas para escanear
A continuación analizaremos algunos de los mejores programas para escanear, tomando como referencia las valoraciones de los usuarios, que pueden serte muy útiles en tu día a día.
5. Quick Scan Pro
Aunque solo compatible con sistemas Windows, Quick Scan es una herramienta gratis y muy fácil y rápida de utilizar para escanear documentos y convertirlos a PDF.
A diferencia de otros software de este tipo, me gusta que Quick Scan incluya un manual de usuario y soporte para aprender a utilizar la herramienta y solucionar los posibles problemas que podamos tener.
Una de las cosas que la diferencia considerablemente de otros software para escanear es su función de modos de color, donde podemos escoger entre escala de grises, RGB o blanco y negro; adaptando el modo según la calidad y velocidad a la que queramos convertir nuestros documentos.
Deberás tener esto en cuenta, pues si escaneas con el modo a color en la resolución más alta, el programa tardará bastante en escanear cada documento, sobre todo comparado con el modo blanco y negro (aunque las fuentes se ven algo mejor).
4. Scan2PDF
Este software gratuito compatible con sistemas Windows es otra de las mejores opciones que puedes utilizar para convertir documentos en papel a PDF.
A pesar de ser completamente gratis, Scan2PDF te permite convertir varios documentos en un solo archivo PDF seleccionando las características que necesites de una lista sencilla pero funcional; e incluso te permite reorganizar las páginas del documento simplemente arrastrando en el orden que quieras, así como rotarlas para que se vean mejor.
Por lo que escogería Scan2PDF frente a otros software para escanear es porque incluye una función para importar archivos adicionales desde un disco duro para incorporar a la lista de fusión de documentos escaneados.
Aunque no es lo más recomendable para escanear grandes cantidades de documentos seguidos y solo está en inglés, puede ser una gran solución para un uso casual en el día a día y que además no tiene coste alguno (y el programa tiene certificado de seguridad y está libre de virus).
3. NAPS2
NAPS2 corresponde a las siglas de Not Another PDF Scanner 2, y se trata de otro de los software más populares para convertir documentos a PDF.
Aunque su interfaz es bastante mejorable tanto a nivel estético como de usabilidad, el hecho de ser completamente gratis y que sus funciones sean tan fáciles de utilizar y eficaces lo compensa con creces.
Simplemente tienes que seleccionar el perfil de escaneo personalizado, la carpeta de destino donde quieres que se guarde tu nuevo archivo y automáticamente comenzará el escaneado de todos tus documentos y se guardarán en PDF.
Lo que más me gusta de esta herramienta es que los perfiles de escaneo personalizado se configuran teniendo en cuenta las fuentes, el tamaño del documento, la resolución y otros parámetros que podemos ajustar; por lo que tendremos una biblioteca de perfiles adaptada a los documentos que solemos utilizar.
2. Free Scan to PDF
Como recomendación, si quieres utilizar Free Scan to PDF ve directamente a la página del software FreeAudioVideo, para ir directamente al programa y evitar la cantidad de resultados relacionados con otros software de este tipo que te saldrán en la búsqueda.
Free Scan to PDF es un software descargable y completamente gratuito compatible con sistemas Windows para escanear documentos e imágenes y convertirlos en PDF de alta calidad, aunque también podemos utilizarlo para convertir archivos digitales en otros formatos a PDF.
Un punto negativo de este software es que solo convierte a formato PDF, y no a otros formatos como otros software, por lo que en este sentido es más limitado; pero como ventaja, esta herramienta convierte directamente los archivos a PDF de máxima resolución sin que tengas que configurarlo manualmente.
Cabe destacar que su interfaz limpia y simple ayuda mucho a aprender a utilizar este software, que tampoco abarca una gran cantidad de funciones.
1. Advanced Scan to PDF Free
Si todavía no has escuchado hablar de Advanced Scan to PDF Free, deberías probar esta herramienta y ver de lo que es capaz.
Si se trata de la mejor opción para escanear documentos físicos no es solo porque sea gratuita, sino por la gran cantidad de características que te permite modificar de los archivos PDF, como ajustar el tamaño de la página o el tipo de compresión.
Además, te permite escanear múltiples documentos de papel al mismo tiempo y convertirlos, no solo a PDF, sino a otros formatos populares como JPG, GIF, PNG o BMP.
Si tuviera que quedarme con dos funciones de Advanced Scan to PDF Free serían su previsualizador en tiempo real para ver qué archivos se están convirtiendo y poder, por ejemplo, abrir o mandar a imprimir alguno de ellos mientras se escanean los demás sin necesidad de esperar, y la función para compartir archivos directamente con Outlook.
Ya no hay excusa para dejar atrás el formato físico, que es mucho más difícil de gestionar y almacenar, para pasarte al digital, donde podrás tener todos tus documentos perfectamente organizados y a salvo; sobre todo si optas por el formato PDF.
Además, todos estos software son completamente gratuitos y con funciones que se adaptan perfectamente a cualquier volumen de trabajo y con un desempeño que ha convencido a miles de usuarios de todo el mundo.
