Microsoft Dynamics 365 Business Central es una solución ERP integral diseñada para optimizar la gestión de las operaciones empresariales en pequeñas y medianas empresas. Su propósito es centralizar procesos clave como finanzas, inventario, producción, ventas y servicio al cliente en una sola plataforma. Esta guía está dirigida a quienes desean entender de forma clara cómo Business Central puede impulsar la productividad, mejorar la toma de decisiones y ofrecer una visión global del negocio. A lo largo de este artículo exploraremos sus funciones principales y cómo cada una contribuye a la eficiencia organizacional.
Gestión financiera avanzada
La gestión financiera es el núcleo de Business Central. Este módulo permite controlar todas las operaciones contables y financieras de manera automatizada. Incluye herramientas para la contabilidad general, gestión de presupuestos, conciliaciones bancarias y seguimiento de flujos de efectivo. Una de sus ventajas es la integración con Excel y Power BI, lo que facilita la elaboración de informes financieros dinámicos y la interpretación de datos en tiempo real. Además, Business Central ofrece la posibilidad de trabajar con múltiples divisas y consolidar información de diferentes empresas, ideal para organizaciones con operaciones internacionales. La automatización de procesos contables reduce los errores humanos y agiliza los cierres contables mensuales y anuales.
Gestión de compras y proveedores
La administración de compras dentro de Business Central está diseñada para mejorar la relación con los proveedores y controlar los costos de adquisición. El sistema permite registrar cotizaciones, gestionar órdenes de compra, controlar recepciones y registrar facturas de manera automática. Gracias a sus flujos de aprobación y alertas configurables, las empresas pueden evitar duplicidades, fraudes o gastos no autorizados. También facilita el análisis de rendimiento de proveedores, ofreciendo datos históricos sobre precios, tiempos de entrega y cumplimiento de acuerdos comerciales. Todo ello contribuye a una cadena de suministro más eficiente y transparente.
Gestión de ventas y clientes
El módulo de ventas de Business Central ayuda a fortalecer la relación con los clientes y mejorar la eficiencia comercial. Desde la creación de presupuestos y pedidos de venta hasta la facturación y cobro, el sistema ofrece una trazabilidad completa del ciclo comercial. Su integración con Outlook permite gestionar oportunidades y comunicaciones directamente desde el correo electrónico, sin necesidad de cambiar de aplicación. Además, ofrece una visión completa del historial de cada cliente, incluyendo pedidos anteriores, condiciones de pago y preferencias, lo que permite ofrecer un servicio más personalizado. El análisis de datos comerciales también facilita la identificación de patrones de compra y oportunidades de venta cruzada o adicional.
Gestión de inventario y almacenes
Business Central ofrece una gestión de inventario avanzada que permite mantener un control preciso sobre las existencias y optimizar el flujo de materiales. El sistema gestiona múltiples ubicaciones y almacenes, define políticas de reabastecimiento y calcula automáticamente los puntos de pedido. Su compatibilidad con códigos de barras y dispositivos móviles facilita el registro en tiempo real de entradas, salidas y transferencias. Además, el sistema calcula el coste de los productos mediante diferentes métodos (FIFO, promedio, estándar, etc.), garantizando una valoración precisa del inventario. Esto ayuda a reducir pérdidas, evitar rupturas de stock y mejorar la eficiencia logística.
Gestión de proyectos y recursos
Uno de los puntos fuertes de Business Central es su capacidad para gestionar proyectos con control financiero y operativo integrado. Permite planificar tareas, asignar recursos, calcular presupuestos y hacer seguimiento del progreso y los costes en tiempo real. Las empresas de servicios pueden registrar horas trabajadas, materiales utilizados y gastos asociados a cada proyecto, generando automáticamente la facturación correspondiente. Esta visión integrada facilita la evaluación de la rentabilidad de cada proyecto y permite tomar decisiones basadas en datos actualizados. Además, las herramientas de análisis ayudan a anticipar desviaciones y a ajustar recursos para cumplir plazos y presupuestos.
Gestión de producción y operaciones
El módulo de producción está diseñado para empresas que fabrican productos y necesitan coordinar materiales, recursos y procesos productivos. Business Central permite definir listas de materiales, rutas de producción y capacidades de máquinas o trabajadores. Su sistema de planificación (MRP) calcula las necesidades de materiales y tiempos en función de la demanda y los pedidos, optimizando así la planificación y programación de la producción. También se puede registrar el consumo real de materiales, los tiempos empleados y los costes de producción, lo que facilita un análisis detallado de la eficiencia y la rentabilidad de cada orden. La integración con inventario y compras asegura que todos los departamentos trabajen con información coherente y actualizada.
Gestión de servicios y posventa
Business Central no se limita a la venta del producto; también ofrece herramientas para gestionar servicios postventa y mantenimiento. Las empresas pueden registrar contratos de servicio, planificar visitas técnicas, controlar piezas utilizadas y gestionar reclamaciones. El módulo permite asignar tareas a técnicos, establecer prioridades y hacer seguimiento del estado de cada caso. De este modo, se logra mejorar la satisfacción del cliente y garantizar la continuidad del servicio. Además, las métricas de desempeño ayudan a medir la eficiencia del equipo de soporte y a detectar áreas de mejora en la atención al cliente.
Análisis y toma de decisiones con inteligencia empresarial
La información es uno de los activos más valiosos de cualquier empresa, y Business Central lo entiende. Por ello integra herramientas de análisis y visualización de datos que permiten tomar decisiones informadas. A través de su conexión con Power BI, los usuarios pueden crear paneles personalizados con indicadores clave (KPI) sobre ventas, rentabilidad, liquidez o eficiencia operativa. Estos paneles son interactivos y se actualizan automáticamente con los datos del sistema, ofreciendo una visión completa y en tiempo real del negocio. Gracias a esta inteligencia empresarial, las compañías pueden anticiparse a problemas, identificar oportunidades y mejorar su estrategia global.
Migración de Navision a Business Central
Si necesitas hacer una migración de Navision a Business Central y quieres que sea rápida, segura y sin sufrir ningún tipo de sobresalto inoportuno, te recomendamos que la lleves a cabo con empresas especialistas en implementación del ERP de Microsoft para pymes. Nuestra recomendación es Ekamat, empresa Gold Partner de Microsoft de las más longevas de España y el aliado tecnológico que necesitas para dar el salto de Navision a Business Central. Además, contando con ellos también podrás hacer uso de herramientas propias de la empresa, como Ekadis, que te ayudará a simplificar la adopción de la nueva plataforma.
Déjate asesorar por profesionales a la hora de hacer la migración y evita los problemas típicos de este cambio: https://ekamat.es/business-central/.
Integración con Microsoft 365 y entorno en la nube
Una de las ventajas más notables de Business Central es su integración nativa con el ecosistema de Microsoft, incluyendo Microsoft 365, Teams, Outlook y Power Platform. Esto permite trabajar de manera colaborativa, automatizar flujos de trabajo con Power Automate y ampliar las funcionalidades con Power Apps. Al ser una solución en la nube, Business Central ofrece seguridad, escalabilidad y acceso remoto desde cualquier dispositivo, lo que facilita el trabajo híbrido y la continuidad operativa. Además, las actualizaciones automáticas garantizan que el sistema esté siempre al día sin interrupciones.
Microsoft Dynamics 365 Business Central se ha consolidado como una herramienta integral que unifica las áreas clave de la empresa en una sola plataforma. Su capacidad para automatizar procesos, ofrecer visibilidad en tiempo real y facilitar la colaboración lo convierte en un aliado esencial para la gestión moderna. Tanto si se trata de finanzas, producción, ventas o servicios, Business Central proporciona una base sólida para tomar decisiones estratégicas basadas en datos y mejorar la competitividad empresarial.
