Los últimos estudios han demostrado que los documentos de papel tienen los días contados. Esto se debe a que cada vez son más las empresas y particulares que optan por la documentación digital frente a la tradicional. La digital no se pierde ni se desgasta, de aquí que todo sean beneficios.
Según los últimos estudios, el porcentaje de documentos digitalizados ha crecido con fuerza durante los últimos años. Eso hace que en la actualidad contemos con muchos documentos, los cuales hay que organizar para poderlos encontrar cuando nos interesen. Y para gestionarlos, lo mejor que se puede hacer es optar por uno de los mejores software de gestión documental.
Top 7 mejores software de gestión documental
A continuación te vamos a mostrar los 7 mejores software de gestión documental, teniendo en cuenta las opiniones de los usuarios.
7- Serhs Serveis: DocuGestiona
Es una de las opciones más usadas a día de hoy. Como nos informan los expertos de mejoroficina.com, es un software perfecto para organizar la gestión documental de las oficinas. Con el programa se puede tener la información organizada y encontrarla con tan solo un clic. Eso reduce los tiempos de búsqueda y permite que la empresa pueda ofrecer un servicio más profesional a sus clientes.
La digitalización del programa también permite firmar y validar documentos en tiempo real. Eso es posible porque cuenta con una firma biométrica y certificada. Y si tienes una inspección y tienes que mandar los documentos, incluye sistema de descarga rápida para tenerlo todo preparado con rapidez. Es una alternativa muy completa, aunque hay que pagar por el uso que se le da.
6- OpenKM
Es un software que destaca por ser de código libre con el cual el trabajo resulta ser muy sencillo. No solo permite que el trabajo se pueda desarrollar de manera ágil, sino que también cuenta con un sistema de protección de datos que ayuda a proteger la privacidad de los clientes de la empresa.
Es un software a través del cual se puede tener todo bien organizado y encontrarlo en cuestión de segundos. Incluye la opción de eliminar archivos cuando haya pasado X tiempo para evitar que la base de datos sea demasiado grande cuando los documentos ya nos interesan.
El gestor documental viene acompañado de una gran cantidad de funciones como captura de metadatos de manera automática, catalogación, definición de permisos y niveles de seguridad… Sin olvidar que es un programa muy fácil de usar. Los empleados aprenderán su funcionamiento con facilidad y eso hará que le puedan sacar el máximo partido.
5- Addingplus: Coordinaplus
Una de las mejores soluciones para las empresas que buscan un buen software de gestión documental en la nube. Como bien sabrás, la nube se presenta como una alternativa completa con la cual conseguir gestionar y compartir la documentación con facilidad.
La plataforma ha sido desarrollada por expertos para conseguir que cualquier usuario pueda usar el programa con facilidad. En principio fue desarrollada para sectores como el de la alimentación, industria, obras, inmobiliaria o servicios, pero se puede usar para muchos otros sectores. Ofrece una gran compatibilidad.
Suele gustar mucho el extra que permite validar documentos de manera automática. Eso permite que los trámites sean mucho más rápidos y en consecuencia se puede dar un servicio más ágil a los clientes. Por supuesto, cumple la legislación.
4- Micronet: Knosys Enterprise
Es una opción interesante para las empresas que tienen una carga de trabajo alta y necesitan un software que sea capaz de gestionar una gran cantidad de información.
Knosys destaca por tener un apartado especial que ayuda a la optimización de los textos y documentos. Eso hace que todo sea más profesional y la imagen hacia los clientes sea superior. Buena parte de esas tareas se pueden automatizar para que todo sea más fluido y el tiempo de trabajo sea inferior.
Otro punto positivo es su motor de búsqueda. Es potente y eso permite localizar el documento que nos interesa con facilidad. Aunque siempre viene bien ordenar los documentos para que esa búsqueda sea todavía más sencilla.
3- Kizeo Forms
Una solución móvil que te permitirá digitalizar todo con gran facilidad. Es un software que se ha especializado en la digitalización de documentos operacionales como administrativos. Como podrás comprobar, es fácil de usar y se presenta como una gran herramienta para reducir los tiempos de administración de la empresa.
Para evitar que la empresa tenga que tener equipos potentes, cuenta con una plataforma web que hace la labor más exigente. Eso permite el uso del software a través del móvil, algo que cada vez más empresas demandan.
Cuenta con un sistema especial a través del cual se puede automatizar algunos procesos como el registro y recopilación de datos. Realmente es un programa de gestión muy completo que está recibiendo muy buenas críticas.
2- Virtual Software: Scancia
Es un programa que se ha basado en OCR, es decir, Reconocimiento óptico de caracteres. Gracias a ese sistema es más fácil la automatización de los diferentes procesos y se puede adelantar el trabajo.
Uno de los puntos fuertes del programa es que puede recibir imágenes desde carpetas, email y escáner y organizarlas correctamente. El programa permite organizar la información en los servidores del cliente o mandarlos a la nube OCR y así tener una copia siempre asegurada. Eso ya depende de las necesidades de la empresa.
Incluye un sistema que permite reducir al mínimo los errores de grabación de datos, es decir, el riesgo de pérdida de información es casi nulo. Todo va orientado a que la administración sea sencilla y no haya errores que puedan poner en riesgo la fiabilidad de la empresa. Una buena herramienta para automatizar procesos que son repetitivos.
1- Caltico Consulting: Microsoft SharePoint
Una opción perfecta para las empresas que necesitan gestionar sus documentos y compartirlos con clientes y o proveedores. Ha sido diseñado para que compartir no sea ningún problema. Por supuesto, se pueden compartir con una seguridad elevada. Así se reduce al máximo la posible pérdida de información.
El programa está avalado y basado en SharePoint de Microsoft. Esto garantiza que detrás del software hay un gran gigante informático, es decir, seguirá actualizándose para ofrecer lo que las empresas buscan. Con el software conseguirás agilizar las tareas administrativas y así reducir los tiempos de trabajo.
Cuenta con una gran cantidad de funcionalidades que hacen que todo se pueda desarrollar con facilidad. Una vez que los empleados conocen su funcionamiento, se agiliza el trabajo y en consecuencia se reducen los costes. No es de los más sencillos, pero sí de los más completos.
