Las empresas son de lo más variadas y diversas. Cada empresa cuenta con una función específica o se dedica a un sector en concreto. Por ello, cada uno de sus empleados y empleadas llevan a cabo funciones específicas propias del tipo de servicio que ofrece la empresa o del producto que venden. Ahora bien, existe una figura general que siempre suele realizar las mismas labores —independientemente del tipo de empresa del cual se trate—. Además, esta persona lleva a cabo una función determinante para que la empresa pueda funcionar adecuadamente.
Es el caso del auxiliar administrativo. Este cargo de la empresa cumple con varias funciones y las salidas son muy amplias —para cualquier empresa privada, pero también para la administración pública—. A continuación, analizamos con más detalle en qué consiste el auxiliar administrativo, cuáles son sus funciones y algunos otros aspectos importantes de esta profesión. ¡Vamos a ello!
Qué es un auxiliar administrativo
Un auxiliar administrativo es la persona que se encarga de llevar a cabo todas las tareas administrativas de una empresa, concretamente de una oficina. El auxiliar administrativo recibe llamadas, archiva documentos, gestiona la agenda del director, administra las nóminas, etc. Se trata de un puesto esencial en cualquier empresa y con características muy polivalentes.
Un auxiliar administrativo es una persona multifuncional que lleva a cabo todo tipo de actividades que contribuyen al correcto funcionamiento de la empresa.
Por lo general, los auxiliares administrativos trabajan en despachos —en la zona de las oficinas de una empresa—. Su puesto de trabajo debe conservar todos los documentos de la empresa, así como los recibos, facturas, nóminas de los trabajadores en formato físico o digital. En definitiva, debe estar acondicionado para que el auxiliar administrativo pueda llevar a cabo sus tareas y acceder a todos los documentos que necesita para desempeñar su cargo sin complicaciones. A continuación, analizamos cuales son las principales funciones de los auxiliares administrativos.
Funciones de los auxiliares administrativos
Como comentábamos más arriba, las funciones de los auxiliares administrativos son de lo más diversas y variadas. Algunas de las funciones más destacadas que llevan a cabo estos profesionales son:
- Recepción de llamadas: Dependiendo de la empresa y de sus funciones, es posible que esta necesite a una persona que se encargue de la recepción de llamadas para concertar reuniones con el gerente de la empresa o para recibir mensajes, etc. El auxiliar administrativo puede desempeñar su función como apoyo a centralita o sustituyéndolos en caso de las empresas más reducidas. Es fundamental, por ende, que los auxiliares administrativos cuenten con formación en varios idiomas para poder atender a todos los clientes.
- Archivo de la información: El auxiliar administrativo es, así mismo, la persona que se encarga de archivar toda la documentación de la empresa. Para ello, necesita contar con conocimientos específicos sobre gestión de documentos e, incluso, aplicaciones de base de datos en las cuales poder obtener la información en un instante en caso de necesidad.
- Recepción de la correspondencia: Otra de las funciones del auxiliar administrativo es la recepción de la correspondencia. En sus actividades se incluye, también, la entrega de los paquetes o pedidos al departamento correspondiente.
- Correo y emails: Los auxiliares administrativos cumplen, en muchas ocasiones, la función de recepción de correo físico y electrónico, así como el envío de emails y correos.
- Administración del personal: Una de las funciones más destacadas de los auxiliares administrativos es la administración del personal. Estos profesionales se encargan de llevar a cabo un seguimiento de las horas trabajadas por parte de los empleados de la empresa —o control y actualización de los registros—, las ausencias, las contribuciones a la seguridad social, la gestión de los días de vacaciones y, en definitiva, todo lo que tiene que ver con la administración del personal. Otra de las funciones de los auxiliares administrativos en relación con el personal laboral es la formación de los empleados —siempre y cuando la empresa no cuente con personal de recursos humanos—.
- Contabilidad de la empresa: La contabilidad de la empresa es, quizá, una de las tareas más esenciales de los auxiliares administrativos —además, de compleja—. Gracias a estos profesionales la empresa puede emitir facturas, calcular los gastos y los beneficios, calcular los salarios en base a las ausencias, aportar las cotizaciones a la seguridad social, deducir impuestos, aplicar a ayudas estatales u económicas y mucho más. Estas actividades son de vital importancia para el correcto funcionamiento de cualquier empresa u oficina.
- Tareas informáticas: Todas las tareas relacionadas con la gestión administrativa de una empresa que puedan llevarse a cabo mediante un ordenador. Por lo general, los auxiliares administrativos necesitarán conocimientos elevados en procesadores de texto, programas de gestión de base de datos, cálculo de nóminas y salarios, etc.
Cómo ser un auxiliar administrativo
La formación mínima requerida para trabajar como auxiliar administrativo es el título de Técnico de Gestión Administrativa.
Este pertenece a un ciclo de Formación Profesional de Grado Medio.
La formación de Técnico de Gestión Administrativa tiene una duración de 2.000 horas y para poder acceder a ella es necesario estar en posesión de Graduado de Educación Secundaria Obligatoria o superior. También es posible acceder a esta formación mediante el Título Profesional Básico, con el título de Técnico o Técnico Auxiliar o equivalente, habiendo superado el Bachillerato o tras aprobar la prueba de acceso a la universidad para mayores de 25 años. Incluso, superando la prueba de acceso a ciclos formativos de grado medio.
Existe, así mismo, una carrera universitaria muy relacionada con las funciones del auxiliar administrativo. Esta es el Grado en Gestión y Administración Pública. En cualquier caso, es aconsejable contar con formación en idiomas para poder optar a este puesto ya que la comunicación es un pilar muy importante en esta profesión.
Cuánto cobra un auxiliar administrativo
Según el portal especializado en la búsqueda de empleo, Indeed, el salario medio mensual de un auxiliar administrativo es de 1.438 euros al mes, aproximadamente, o lo que es lo mismo, 17.264 euros al año.
